Wer in den USA eine Gesellschaft gründet – sei es eine LLC, Corporation oder Partnership – benötigt in den meisten Fällen eine Employer Identification Number (EIN). Diese neunstellige Steuernummer vom IRS (Internal Revenue Service) ist für deutsche Gründer oft eine der ersten Hürden nach der Firmengründung. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine EIN Nummer beantragen können, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und worauf Sie als internationaler Antragsteller besonders achten sollten.
Die Employer Identification Number ist vergleichbar mit der deutschen Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie dient zur Identifikation Ihres Unternehmens gegenüber US-Steuerbehörden und wird für zahlreiche geschäftliche Zwecke benötigt:
Auch wenn Ihre LLC keine Mitarbeiter beschäftigt, ist die EIN in der Praxis unverzichtbar. Banken, Zahlungsdienstleister und viele Geschäftspartner verlangen diese Nummer als Nachweis der steuerlichen Registrierung Ihres Unternehmens.
Grundsätzlich kann jede geschäftliche Einheit in den USA eine EIN beantragen. Als deutscher Gründer müssen Sie dabei eine wichtige Voraussetzung beachten: Sie benötigen einen sogenannten "Responsible Party". Dies ist eine natürliche Person, die für die Angelegenheiten der Gesellschaft verantwortlich ist und über eine US-amerikanische Steuernummer (Social Security Number oder Individual Taxpayer Identification Number) oder eine ausländische Steueridentifikationsnummer verfügt.
Für deutsche Antragsteller bedeutet dies in der Praxis, dass Sie Ihre deutsche Steuer-ID verwenden können. Der Responsible Party muss nicht zwingend US-Staatsbürger oder Resident sein – internationale Gründer können die EIN Nummer beantragen, solange sie die formalen Anforderungen erfüllen.
Der IRS bietet mehrere Möglichkeiten an, um eine EIN Nummer zu beantragen. Für deutsche Antragsteller sind jedoch nicht alle Optionen gleichermaßen zugänglich.
Die schnellste Methode ist der Online-Antrag über die offizielle IRS-Website. Sie erhalten die EIN unmittelbar nach Abschluss des Antragsprozesses. Allerdings gibt es einen entscheidenden Nachteil: Das Online-System steht nur Antragstellern zur Verfügung, deren Responsible Party ihren Hauptwohnsitz in den USA oder bestimmten US-Territorien hat. Für die meisten deutschen Gründer ist diese Option daher nicht verfügbar.
Deutsche Gründer können die EIN Nummer beantragen, indem sie die spezielle IRS-Hotline für internationale Antragsteller kontaktieren. Diese ist unter der Nummer +1 267-941-1099 erreichbar (keine gebührenfreie Nummer). Wichtige Hinweise für diese Methode:
Diese Methode ist zeitsparend, erfordert jedoch gute Englischkenntnisse und etwas Geduld, da die Leitungen oft überlastet sind.
Die traditionelle Methode ist der schriftliche Antrag mittels Formular SS-4. Sie können dieses per Fax an die internationale Faxnummer des IRS (+1 304-707-9471) oder per Post senden. Die Bearbeitungszeit beträgt:
Diese Option eignet sich für Gründer, die nicht unter Zeitdruck stehen oder sich bei der telefonischen Beantragung unsicher fühlen.
Unabhängig vom gewählten Beantragungsweg müssen Sie das IRS-Formular SS-4 korrekt ausfüllen. Hier sind die wichtigsten Punkte für deutsche Antragsteller:
Achten Sie besonders auf folgende Felder:
Viele Anträge verzögern sich oder werden abgelehnt, weil grundlegende Fehler gemacht werden. Vermeiden Sie diese typischen Stolpersteine:
Sobald Sie die EIN Nummer beantragen konnten und diese erhalten haben, sollten Sie das offizielle Bestätigungsschreiben (EIN Confirmation Letter) sorgfältig aufbewahren. Dieses Dokument wird häufig von Banken, Behörden und Geschäftspartnern angefordert.
Mit der EIN können Sie nun wichtige nächste Schritte angehen:
Viele deutsche Gründer empfinden den Prozess, eine EIN Nummer zu beantragen, als komplex – insbesondere wegen der Sprachbarriere und der Besonderheiten des US-Steuersystems. Spezialisierte Dienstleister für US-Firmengründungen bieten häufig Unterstützung bei der EIN-Beantragung an. Dies kann besonders wertvoll sein, wenn:
Die EIN Nummer zu beantragen ist ein unverzichtbarer Schritt für deutsche Unternehmer, die in den USA geschäftlich aktiv werden möchten. Auch wenn der Prozess auf den ersten Blick bürokratisch erscheint, ist er mit der richtigen Vorbereitung gut zu bewältigen. Nehmen Sie sich Zeit für das korrekte Ausfüllen des Formulars SS-4, wählen Sie den für Ihre Situation passenden Beantragungsweg und bewahren Sie alle Unterlagen sorgfältig auf. Mit Ihrer EIN legen Sie den Grundstein für ein rechtssicheres und professionelles Geschäft auf dem US-Markt.