Die Gründung einer LLC in den USA steht nicht nur amerikanischen Staatsbürgern offen. Tatsächlich können Nicht-Amerikaner ohne Wohnsitz in den Vereinigten Staaten eine Limited Liability Company gründen und betreiben. Der Prozess unterscheidet sich jedoch in einigen wichtigen Punkten von der Gründung durch US-Bürger. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen als ausländischem Gründer konkret, welche Schritte Sie durchlaufen und welche spezifischen Anforderungen Sie erfüllen müssen.
Als Nicht-Amerikaner benötigen Sie weder eine Green Card noch einen US-Wohnsitz, um eine LLC zu gründen. Die meisten Bundesstaaten erlauben ausdrücklich, dass ausländische natürliche und juristische Personen als Mitglieder und Manager einer LLC auftreten. Sie müssen jedoch bestimmte rechtliche Rahmenbedingungen beachten, die für alle LLC-Gründungen gelten.
Jede LLC benötigt eine sogenannte Registered Agent-Adresse im Gründungsstaat. Dies ist eine physische Adresse (keine Postfach), unter der die Gesellschaft während der Geschäftszeiten erreichbar ist und offizielle Dokumente sowie behördliche Mitteilungen entgegennehmen kann. Als Nicht-Amerikaner ohne eigene Adresse im Bundesstaat müssen Sie einen professionellen Registered Agent beauftragen, der diese Funktion übernimmt.
Eine der ersten Aufgaben nach der Gründung Ihrer LLC ist die Beantragung einer Employer Identification Number (EIN) beim Internal Revenue Service (IRS). Diese neunstellige Nummer dient als steuerliche Identifikationsnummer Ihrer Gesellschaft und ist für praktisch alle geschäftlichen Aktivitäten unverzichtbar.
Nicht-Amerikaner können die EIN auf verschiedenen Wegen beantragen. Der telefonische Weg über die internationale IRS-Hotline ermöglicht die sofortige Erteilung der Nummer, erfordert jedoch, dass Sie während der amerikanischen Geschäftszeiten verfügbar sind und sich auf Englisch verständigen können. Alternativ können Sie das Formular SS-4 per Fax einreichen, wobei die Bearbeitung in der Regel innerhalb weniger Werktage erfolgt.
Wichtig: Ohne EIN können Sie weder ein Geschäftskonto in den USA eröffnen noch Zahlungsdienstleister einbinden oder ordnungsgemäß Steuererklärungen einreichen. Die Beantragung sollte daher zeitnah nach der Gründung erfolgen.
Neben der EIN für Ihre LLC kann in bestimmten Fällen auch eine Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) erforderlich werden. Diese persönliche Steuernummer benötigen Sie als ausländischer LLC-Eigentümer insbesondere dann, wenn Sie persönlich steuerliche Verpflichtungen in den USA haben oder wenn Ihre LLC als sogenannte disregarded entity behandelt wird und Sie als Einzelmitglied die Steuern persönlich abführen müssen.
Die ITIN-Beantragung erfolgt über das Formular W-7 und erfordert die Vorlage von Identitätsnachweisen. Sie können diese Dokumente entweder beglaubigt einreichen oder persönlich bei bestimmten IRS-Akzeptanzstellen oder autorisierten Certifying Acceptance Agents vorlegen. Der Prozess nimmt deutlich mehr Zeit in Anspruch als die EIN-Beantragung und kann mehrere Wochen dauern.
Entscheiden Sie sich zunächst für einen Bundesstaat, in dem Sie Ihre LLC gründen möchten. Bei der Gründung einer amerikanischen LLC spielen Faktoren wie Gründungsgebühren, jährliche Berichtspflichten, Steuerregelungen und Datenschutzbestimmungen eine Rolle. Prüfen Sie anschließend, ob Ihr gewünschter Firmenname im gewählten Bundesstaat verfügbar ist.
Beauftragen Sie einen Registered Agent im Gründungsstaat. Dieser wird in den offiziellen Gründungsdokumenten eingetragen und nimmt alle behördlichen Schriftstücke für Ihre Gesellschaft entgegen. Die Auswahl eines zuverlässigen Dienstleisters ist entscheidend, da versäumte Zustellungen rechtliche Konsequenzen haben können.
Reichen Sie die Articles of Organization (in manchen Bundesstaaten Certificate of Formation oder Certificate of Organization genannt) beim zuständigen Staatssekretariat ein. Dieses Dokument enthält grundlegende Informationen über Ihre LLC wie Name, Zweck, Registered Agent und gegebenenfalls die Namen der Gründungsmitglieder. Als Nicht-Amerikaner können Sie bei den meisten Bundesstaaten eine ausländische Adresse als Ihre persönliche Anschrift angeben.
Auch wenn nicht alle Bundesstaaten ein Operating Agreement vorschreiben, sollten Sie als Nicht-Amerikaner unbedingt eines erstellen. Dieses interne Dokument regelt die Rechte und Pflichten der Mitglieder, Gewinnverteilung, Entscheidungsverfahren und weitere wichtige Aspekte. Es muss nicht eingereicht werden, sollte aber sorgfältig aufbewahrt werden.
Sobald Ihre LLC offiziell registriert ist, beantragen Sie die EIN wie oben beschrieben. Sie benötigen dafür die Gründungsdokumente und Ihre persönlichen Daten.
Mit der EIN können Sie ein Geschäftskonto eröffnen. Beachten Sie, dass viele US-Banken von Nicht-Amerikanern eine persönliche Vorsprache verlangen. Es gibt jedoch zunehmend Finanzinstitute, die digitale Kontoeröffnungen für ausländische LLC-Eigentümer ermöglichen, wobei die Anforderungen und Gebühren variieren.
Die meisten Bundesstaaten verlangen die jährliche oder zweijährliche Einreichung eines Berichts (Annual Report oder Biennial Report), der grundlegende Informationen über Ihre LLC aktualisiert. Versäumen Sie diese Fristen nicht, da dies zur Auflösung Ihrer Gesellschaft führen kann. Als Nicht-Amerikaner sind Sie dafür verantwortlich, diese Fristen im Blick zu behalten oder einen Dienstleister damit zu beauftragen.
Auch wenn Ihre LLC keine Einkünfte in den USA erzielt, müssen Sie als ausländischer Eigentümer bestimmte steuerliche Erklärungspflichten erfüllen. Die Struktur einer US LLC ermöglicht unterschiedliche steuerliche Behandlungen, die jeweils eigene Berichtspflichten nach sich ziehen.
Single-Member LLCs ausländischer Eigentümer ohne US-Geschäftstätigkeit müssen in der Regel das Formular 5472 zusammen mit einer Pro-forma-Steuererklärung Form 1120 einreichen. Multi-Member LLCs reichen üblicherweise das Formular 1065 ein. Die konkreten Anforderungen hängen von Ihrer Geschäftstätigkeit und den Einkommensquellen ab. Eine fachkundige steuerliche Beratung ist hier unerlässlich.
Seit dem Corporate Transparency Act müssen viele LLCs Informationen über ihre wirtschaftlich Berechtigten (Beneficial Owners) an das Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) melden. Diese Regelung dient der Bekämpfung von Geldwäsche und betrifft auch Nicht-Amerikaner, die eine LLC gründen. Die Meldung umfasst Namen, Geburtsdatum, Adresse und Identifikationsdokumente der wirtschaftlich Berechtigten.
Als Nicht-Amerikaner stehen Sie vor einigen praktischen Herausforderungen, die sich jedoch bewältigen lassen. Die Zeitverschiebung kann die Kommunikation mit Behörden und Dienstleistern erschweren. Planen Sie daher ausreichend Zeit ein und nutzen Sie schriftliche Kommunikationswege, wo immer möglich.
Die Sprachbarriere stellt für viele ausländische Gründer eine Hürde dar. Alle offiziellen Dokumente und die Kommunikation mit Behörden erfolgen auf Englisch. Wenn Sie nicht sicher im Englischen sind, sollten Sie professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen, um Missverständnisse zu vermeiden.
Die physische Distanz erschwert zudem bestimmte Vorgänge wie Bankbesuche oder die Beglaubigung von Dokumenten. Informieren Sie sich im Vorfeld, welche Dienstleister Remote-Lösungen anbieten und welche Schritte zwingend eine persönliche Anwesenheit erfordern.
Die Gründung einer LLC für Nicht-Amerikaner ist zwar grundsätzlich machbar, birgt aber zahlreiche Fallstricke. Jeder Bundesstaat hat eigene Regelungen, die steuerlichen Pflichten sind komplex und die Anforderungen ändern sich regelmäßig. Die Vorteile einer LLC können Sie nur dann voll ausschöpfen, wenn die Gründung und der laufende Betrieb rechtlich korrekt erfolgen.
Eine fachkundige Beratung hilft Ihnen, den richtigen Bundesstaat zu wählen, alle erforderlichen Schritte in der richtigen Reihenfolge durchzuführen und kostspielige Fehler zu vermeiden. Besonders die steuerlichen Aspekte erfordern spezialisiertes Wissen, da sowohl US-amerikanisches als auch Ihr heimisches Steuerrecht relevant sein können.
Eine LLC für Nicht-Amerikaner zu gründen ist ein durchaus realisierbares Vorhaben, das jedoch sorgfältige Planung und die Beachtung spezifischer rechtlicher Anforderungen erfordert. Von der Auswahl des richtigen Bundesstaats über die Beantragung der notwendigen Identifikationsnummern bis hin zur Erfüllung laufender Compliance-Pflichten müssen Sie als ausländischer Gründer mehrere Schritte durchlaufen. Mit der richtigen Vorbereitung und gegebenenfalls professioneller Unterstützung steht Ihrer US-Firmengründung jedoch nichts im Wege.