Bei der Gründung einer amerikanischen LLC stellt sich für viele deutsche Unternehmer die Frage, ob die Beantragung einer Employer Identification Number (EIN) zwingend erforderlich ist. Die EIN ist eine vom Internal Revenue Service (IRS) vergebene Steueridentifikationsnummer für Unternehmen – vergleichbar mit der deutschen Steuernummer. Tatsächlich ist eine LLC Gründung ohne EIN in bestimmten Konstellationen möglich, bringt jedoch erhebliche praktische Einschränkungen mit sich.
Die Employer Identification Number ist eine neunstellige Nummer, die das IRS an Unternehmen vergibt. Sie dient der steuerlichen Identifikation und wird von Banken, Geschäftspartnern und Behörden verlangt. Die EIN fungiert als steuerliche Kennung der LLC als eigenständiger rechtlicher Einheit.
In der Praxis benötigen Sie die EIN für die Eröffnung eines Geschäftskontos bei amerikanischen Banken, für die Einstellung von Mitarbeitern, für bestimmte Lizenzanträge und für geschäftliche Transaktionen, bei denen Ihre LLC als eigenständige Einheit auftritt. Ohne EIN ist die praktische Geschäftstätigkeit erheblich eingeschränkt.
Das amerikanische Steuerrecht unterscheidet bei der EIN-Pflicht nach der steuerlichen Klassifizierung und der Geschäftstätigkeit der LLC. Eine EIN ist nicht zwingend erforderlich, wenn Ihre LLC als Single-Member LLC gegründet wird und steuerlich als Disregarded Entity behandelt wird – also steuerlich transparent ist und keine Mitarbeiter beschäftigt.
Wenn Sie als einziger Gesellschafter eine LLC gründen und keine Mitarbeiter beschäftigen, kann die LLC unter Umständen ohne eigene EIN operieren. In diesem Fall tritt die LLC steuerlich nicht als eigenständige Einheit auf, sondern wird dem Gesellschafter zugerechnet. Steuerliche Vorgänge können dann unter Ihrer persönlichen Steuernummer abgewickelt werden.
Für deutsche Gründer bedeutet dies, dass theoretisch die Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) oder bei US-Bürgern die Social Security Number (SSN) als Identifikationsnummer genutzt werden kann. Die LLC selbst benötigt dann keine separate EIN.
Eine weitere Voraussetzung für den Betrieb ohne EIN ist, dass Sie kein Geschäftskonto bei einer amerikanischen Bank eröffnen möchten. Nahezu alle US-Banken verlangen für die Kontoeröffnung einer LLC eine EIN. Ohne Geschäftskonto müssen geschäftliche Transaktionen über Ihr persönliches Konto abgewickelt werden, was aus haftungsrechtlicher Sicht problematisch sein kann und die Trennung zwischen privatem und geschäftlichem Vermögen verwässert.
Auch wenn eine LLC Gründung ohne EIN rechtlich in bestimmten Fällen möglich ist, ergeben sich erhebliche praktische Nachteile, die für die meisten Geschäftsmodelle untragbar sind.
Der wohl gravierendste Nachteil ist die Unmöglichkeit, ein Geschäftskonto zu eröffnen. Ohne Geschäftskonto können Sie keine Zahlungen im Namen der LLC empfangen, keine Geschäftskreditkarten beantragen und keine professionelle Zahlungsabwicklung etablieren. Für eine amerikanische LLC mit ernsthafter Geschäftstätigkeit ist dies ein erhebliches Hindernis.
Viele amerikanische Geschäftspartner, Plattformen und Dienstleister verlangen eine EIN als Nachweis der Seriosität Ihres Unternehmens. Ohne EIN können Sie keine W-9-Formulare ausfüllen, die bei vielen Geschäftsbeziehungen vorausgesetzt werden. Payment-Prozessoren wie Stripe oder PayPal verlangen in der Regel ebenfalls eine EIN für Geschäftskonten.
Sobald Sie Mitarbeiter einstellen möchten, wird die EIN verpflichtend. Ohne EIN können Sie keine Lohnsteuern abführen und keine offiziellen Arbeitsverträge im Namen der LLC abschließen. Auch die Beauftragung von Contractors kann kompliziert werden, da diese für ihre eigene Steuererklärung eine EIN von Ihnen benötigen.
Wenn Sie aus bestimmten Gründen zunächst keine EIN beantragen möchten, stehen zwei Alternativen zur Verfügung, die jedoch jeweils eigene Voraussetzungen haben.
US-amerikanische Staatsbürger und Personen mit Arbeitserlaubnis können ihre SSN anstelle einer EIN verwenden, sofern die LLC als Disregarded Entity eingestuft ist. Diese Option steht deutschen Gründern ohne US-Aufenthaltsstatus nicht zur Verfügung.
Die ITIN ist eine Steuernummer für Personen, die keine SSN erhalten können, aber steuerliche Verpflichtungen in den USA haben. Deutsche Unternehmer können eine ITIN beantragen und theoretisch für ihre Single-Member LLC nutzen. Die Beantragung einer ITIN ist jedoch aufwendiger als die einer EIN und bringt ähnliche bürokratische Hürden mit sich. In den meisten Fällen ist die direkte Beantragung einer EIN für die LLC der praktikablere Weg.
Es gibt nur sehr wenige Szenarien, in denen eine LLC ohne EIN sinnvoll betrieben werden kann. Diese Situationen sind stark begrenzt und betreffen vor allem Sonderfälle ohne aktive Geschäftstätigkeit.
Eine LLC, die ausschließlich als Holding für Vermögenswerte dient und keine aktiven Geschäfte tätigt, keine Einnahmen generiert und keine Verträge abschließt, könnte theoretisch ohne EIN auskommen. In der Praxis ist jedoch selbst für Holding-Strukturen eine EIN empfehlenswert, um klare steuerliche Verhältnisse zu schaffen.
Manche Gründer registrieren eine LLC zunächst, um sich einen Firmennamen zu sichern oder eine rechtliche Struktur vorzubereiten, bevor die eigentliche Geschäftstätigkeit beginnt. In dieser Vorbereitungsphase kann auf die sofortige Beantragung einer EIN verzichtet werden. Sobald jedoch die operative Tätigkeit beginnt, wird die EIN erforderlich.
Angesichts der erheblichen Einschränkungen, die eine LLC ohne EIN mit sich bringt, lohnt sich in den allermeisten Fällen die Beantragung. Der Prozess ist deutlich unkomplizierter als viele deutsche Gründer befürchten.
Die EIN kann online über das IRS-Portal beantragt werden. Für Single-Member LLCs mit einem ausländischen Gesellschafter ist alternativ die Beantragung per Fax oder Post über das Formular SS-4 möglich. Die Bearbeitung erfolgt in der Regel zeitnah, und die EIN wird unmittelbar nach Genehmigung zugeteilt.
Im Gegensatz zu deutschen Steuernummern ist die Beantragung einer EIN kostenfrei und mit geringem bürokratischem Aufwand verbunden. Es werden keine Geschäftspläne, Umsatznachweise oder komplexe Dokumente verlangt.
Ein wichtiger Irrtum besteht darin anzunehmen, dass eine LLC ohne EIN keine steuerlichen Verpflichtungen hätte. Auch wenn keine EIN beantragt wurde, bleiben alle steuerlichen Melde- und Erklärungspflichten bestehen. Die LLC muss ihre Einkünfte steuerlich erfassen, und als deutscher Gesellschafter unterliegen Sie den deutschen Steuerpflichten für weltweite Einkünfte.
Die fehlende EIN erschwert lediglich die korrekte Abwicklung dieser Pflichten, da viele Formulare und Prozesse eine Steueridentifikationsnummer voraussetzen. Für die ordnungsgemäße Erfüllung Ihrer steuerlichen Verpflichtungen ist die EIN daher nicht hinderlich, sondern hilfreich.
Auch wenn eine LLC Gründung ohne EIN in eng begrenzten Fällen rechtlich möglich ist, empfiehlt sich für nahezu alle praktischen Geschäftsmodelle die Beantragung einer EIN von Anfang an. Die Vorteile überwiegen bei weitem die minimalen Mühen der Antragstellung.
Mit einer EIN können Sie professionell auftreten, Geschäftskonten eröffnen, mit amerikanischen Partnern zusammenarbeiten und Ihre LLC ordnungsgemäß führen. Ob Sie sich für eine Delaware LLC oder einen anderen Bundesstaat entscheiden – die EIN ist ein unverzichtbarer Bestandteil einer funktionsfähigen Unternehmensstruktur.
Die Frage, ob Sie eine EIN benötigen, hängt von Ihrem konkreten Geschäftsmodell, Ihrer geplanten Geschäftstätigkeit und Ihrer steuerlichen Situation ab. Wenn Sie eine US LLC gründen möchten und unsicher sind, welche Schritte für Ihre Situation notwendig sind, kann eine fachkundige Beratung helfen, die richtige Entscheidung zu treffen.
Company-Formation.us bietet Ihnen Beratung zur Wahl der richtigen Struktur und begleitet Sie durch den gesamten Gründungsprozess. Dabei wird auch die Frage der EIN-Beantragung individuell geprüft und im Kontext Ihrer geschäftlichen Ziele bewertet.
Eine LLC Gründung ohne EIN mag in Einzelfällen vorübergehend möglich sein, für eine professionelle und handlungsfähige Geschäftsstruktur ist die Employer Identification Number jedoch der Standard – und ein wichtiger Baustein für Ihren unternehmerischen Erfolg in den USA.